Une adresse professionnelle, c'est contact@votre-entreprise.fr plutôt que dupont.plomberie06@gmail.com. Elle utilise le même nom de domaine que votre site, et c'est ce qui la rend crédible.
Ce n'est pas qu'une question d'image. C'est aussi une question de propriété, et de messages qui arrivent bien chez le destinataire.
Ce qu'une adresse gratuite fait perdre
- La confiance : sur un devis, une adresse gratuite fait penser à une activité d'appoint.
- La cohérence : votre site dit un nom, votre e-mail en dit un autre.
- La propriété : si le compte est piraté ou fermé, vous perdez tout l'historique client.
- La transmission : une boîte personnelle ne se confie pas à un associé ou à un successeur.
- La délivrabilité : sans réglages à votre nom, vos devis ont plus de chances de finir en spam.
Quelle adresse créer ?
Pour une petite entreprise, deux adresses suffisent souvent. Une adresse générale, contact@ ou bonjour@, qui figure sur le site et que vous pourrez un jour confier à quelqu'un d'autre. Et une adresse à votre prénom, pour les échanges suivis avec vos clients.
Évitez les adresses du type info@ ou admin@ comme adresse principale : elles reçoivent énormément de spam, et elles sonnent impersonnel.
Où l'héberger ?
L'adresse e-mail et le site sont deux services séparés, même s'ils partagent le même nom de domaine. Vous pouvez avoir votre site chez un prestataire et votre messagerie ailleurs.
| La solution | Pour qui | À savoir |
|---|---|---|
| La messagerie fournie avec le domaine | Un usage simple, une ou deux boîtes | Interface souvent basique, mais suffisante |
| Google Workspace | Ceux qui utilisent déjà Gmail et son agenda | Abonnement mensuel par utilisateur |
| Microsoft 365 | Ceux qui travaillent avec Outlook, Word et Excel | Abonnement mensuel par utilisateur, logiciels compris |
Les trois réglages qui évitent le spam
Depuis 2024, Gmail et Yahoo trient beaucoup plus sévèrement les messages qui ne prouvent pas d'où ils viennent. Trois réglages, qui portent des noms barbares, servent à le prouver.
- SPF : la liste des serveurs autorisés à envoyer des e-mails en votre nom.
- DKIM : une signature invisible qui garantit que le message n'a pas été modifié en route.
- DMARC : la consigne donnée aux destinataires quand un message échoue aux deux premiers tests.
Vous n'avez pas à les comprendre, seulement à vérifier qu'ils sont en place. Ça se fait une fois, en quelques minutes, et c'est souvent la raison pour laquelle un formulaire de contact n'arrive jamais. C'est d'ailleurs un des défauts décrits dans l'article sur le formulaire de contact.
Comment passer de l'ancienne à la nouvelle ?
Ne fermez surtout pas l'ancienne adresse. Programmez un transfert automatique de l'ancienne vers la nouvelle, et ajoutez un message d'absence qui indique le changement. Mettez à jour la signature, le site, la fiche Google, les factures. Au bout de six mois à un an, presque plus personne n'écrit à l'ancienne.
