Les logiciels en abonnement ont un défaut qu'on ne voit pas sur le moment : ils sont faciles à prendre, et faciles à oublier. Un essai gratuit devenu payant, un compte créé pour un salarié parti, une option prise pour un projet terminé. Chaque ligne est petite. Le total ne l'est pas.
Commencez par vos relevés bancaires, pas par votre mémoire
Reprenez douze mois de relevés, du compte pro et des cartes. Douze, parce que les abonnements annuels ne passent qu'une fois. Notez chaque prélèvement récurrent dans un tableau : l'outil, le montant, la fréquence, la date de renouvellement et la carte utilisée.
Cherchez aussi les abonnements payés avec la carte personnelle d'un salarié et remboursés en note de frais. Ce sont souvent ceux que personne ne surveille.
Posez quatre questions à chaque ligne
- Qui s'en sert vraiment, et quand pour la dernière fois ? La plupart des outils affichent la dernière connexion de chaque compte.
- Combien de comptes payez-vous, et combien de personnes travaillent encore chez vous ?
- Un autre outil fait-il déjà la même chose ? Visio, stockage et partage de fichiers se retrouvent souvent en double.
- Que se passe-t-il le jour où vous coupez ? Si la réponse est « rien », coupez.
Méfiez-vous de ces trois pièges
- La reconduction annuelle avec préavis. Certains contrats se renouvellent seuls si vous ne résiliez pas un ou deux mois avant l'échéance. Notez la date du préavis, pas celle du renouvellement.
- La hausse glissée dans une nouveauté. Début 2025, Google a augmenté le prix de ses offres professionnelles en y intégrant son intelligence artificielle, que vous vous en serviez ou non. D'autres éditeurs ont pris le même chemin.
- Le prix par utilisateur. Il paraît modeste au départ, puis il suit chaque embauche, et parfois chaque compte invité.
Résiliez sans perdre vos données
Avant de couper, exportez. Une fois le compte fermé, l'éditeur supprime en général les données au bout de quelques semaines. Vérifiez ce que contient l'export, pas seulement qu'il existe : la méthode est dans comment récupérer ses données avant de quitter un logiciel.
Négociez avant de résilier
Un éditeur préfère souvent baisser son prix plutôt que perdre un client. Demandez le passage à une formule inférieure, une remise contre un engagement annuel, ou la suppression des comptes inutilisés. Le pire qu'on puisse vous répondre, c'est non.
Parfois, le problème n'est pas le prix
Si le tri révèle trois outils qui couvrent chacun un bout de votre métier, avec un tableur pour les relier, la question n'est plus le prix. C'est l'organisation. Dans ce cas, un outil sur mesure qui remplace les bouts et garde ce qui marche peut revenir moins cher sur la durée.
C'est d'ailleurs le point de départ de chaque application que je développe : on regarde ce que vous payez déjà et ce que vous en faites, avant d'écrire la moindre ligne.
