Quand vous collez un texte dans un assistant d'IA, il part sur les serveurs de l'éditeur. Selon l'offre et vos réglages, il peut y être conservé, relu en cas de contrôle, ou servir à améliorer le modèle. Pour vos propres idées, c'est votre choix. Pour les informations d'un client, c'est votre responsabilité.
Ces informations ne doivent jamais partir dans un outil gratuit
- Les coordonnées d'un client associées à sa situation : nom, adresse, problème, montant.
- Les informations de santé, même indirectes : un arrêt maladie, un handicap, un traitement.
- Les pièces d'identité, les RIB, les numéros de sécurité sociale.
- Les contrats et les échanges qui contiennent des noms.
- Vos propres secrets : marges, prix d'achat, liste de clients.
Le dernier point ne relève pas du RGPD, mais du bon sens. Ce que vous confiez à un outil gratuit sort de l'entreprise.
Anonymisez avant de coller
Dans la plupart des cas, l'IA n'a pas besoin de savoir de qui il s'agit. « Reformule cette réponse à un client mécontent d'un retard de livraison » marche aussi bien sans le nom, la commune et le numéro de commande. Prenez l'habitude de les retirer, ou de les remplacer par « le client », avant de coller.
C'est la règle la plus efficace, et elle ne coûte rien.
Une offre professionnelle change la donne
Les offres gratuites et individuelles peuvent servir à améliorer les modèles, par défaut ou selon vos réglages. Les offres professionnelles des grands éditeurs excluent en principe cet usage, et prévoient un contrat de traitement des données : celui que le RGPD exige quand un prestataire traite des données pour vous.
Avant de choisir, vérifiez trois points dans les conditions : l'absence d'entraînement sur vos données, la durée de conservation des conversations, et le lieu de stockage. Certains éditeurs proposent désormais un hébergement des données en Europe.
Désactivez l'entraînement sur votre compte
Si vous utilisez un compte individuel, ouvrez les paramètres de confidentialité et désactivez l'option qui autorise l'utilisation de vos conversations pour améliorer le modèle. Son nom change d'un outil à l'autre, mais elle existe chez les principaux. Ce réglage ne rend pas l'outil conforme au RGPD pour les données de clients, mais il limite les dégâts.
Écrivez la règle sur une page
Si vous avez une équipe, quelqu'un utilise déjà une IA, avec ou sans votre accord. Mieux vaut le cadrer que l'ignorer. Une page suffit :
- Les outils autorisés, et avec quel compte.
- Ce qu'on peut y mettre, et ce qu'on n'y met jamais.
- La relecture obligatoire avant d'envoyer un texte à un client.
- La personne à prévenir en cas de doute ou d'erreur.
La CNIL publie des recommandations sur l'usage de l'intelligence artificielle. Elles vont dans le même sens : savoir quelles données partent où, et pouvoir le justifier.
Un usage quotidien demande un vrai cadre
Si votre activité repose sur l'analyse de documents de clients, comme des dossiers, des devis ou des réclamations, l'usage au cas par cas dans un outil grand public ne tient plus. On construit alors un outil où l'IA travaille dans un cadre défini : données hébergées en Europe, sous contrat, avec seulement les accès nécessaires et une trace de ce qui a été traité.
C'est ce que je construis en application sur mesure, en partant de vos documents et de vos obligations, pas d'un outil générique. Si vous débutez, commencez par choisir la bonne première tâche.
